Veel grotere aanbestedende diensten hebben een geprofessionaliseerde inkoopafdeling met meerdere medewerkers. Zij dragen zorg voor de inkoop van diverse dossiers, waar afhankelijk van de omvang van het dossier Europees wordt aanbesteed.
De taken die een inkoopteam -binnen het kader van de tactische inkoop – uitvoert zijn heel divers van het bepalen en kwantificeren van het inkooppakket, het opdoen van kennis van de inkoopmarkt tot het uitvoeren van het (Europese) aanbestedingsproces (specificeren, selecteren en contracteren). Men is er zich van bewust dat er bij het inkoopproces meerdere deskundigen moeten worden betrokken om een optimaal resultaat te bereiken. Met de gebruikers om de inkoopbehoefte helder te krijgen, met techneuten of materiedeskundigen om technische specificaties te formuleren, met juristen voor de juridische aspecten van het aanbestedingsproces en de contractering.
Vaak wordt er gebruik gemaakt van (tijdelijke) multidisciplinaire inkoopteams waar deze mensen in samenwerken met als doel het inkoopproces goed te doorlopen met een bevredigend inkoopresultaat. De grootte van het inkoopteam hangt sterk af van de aard en omvang van de opdracht. Niet ieder teamlid hoeft continue volledig betrokken te zijn bij het inkoopproces.
Het gezamenlijke belang van het inkoopteam
Teamwork is mooi, maar in de praktijk loopt het soms niet soepel. Een veel voorkomende oorzaak hiervan is dat ieder in het inkoopteam vanuit zijn eigen belang werkt en het inkoopteam het gezamenlijke belang – een goed inkoopresultaat voor de organisatie – soms uit het oog verliest. De inkoper wil het kwalitatief beste inkoopresultaat tegen de beste prijs en wil zijn interne klant tevreden stellen. De interne klant, de gebruiker, wil graag het schaap met zeven poten met veelal een duidelijke voorkeur voor een bepaald merk. De techneut wil graag een goed werkbaar product dat aansluit binnen de organisatie en het liefst tot in detail gespecificeerd, zodat hij zeker weet dat hij krijgt wat hij wil. De jurist wil geen risico lopen, de aanbestedingsregels moeten zorgvuldig worden nageleefd, specificaties moeten objectief en merk-neutraal zijn en er moet een gedegen contract komen.
En dan hebben we het nog niet eens over de verschillende persoonlijkheden die kunnen botsen in het kader van de samenwerking.
Hoe krijg je de neuzen dezelfde kant op en voorkom je dat allerlei teamfrustraties leiden tot gebrekkige prestaties van het inkoopteam?
Duidelijke doelen
Een goede en heldere doelstelling is belangrijk en zinvol. Er gaat een ambitie achter schuil. Goede gemeenschappelijke doelstellingen inspireren en motiveren en helpen bij het nemen van beslissingen. Deze doelen moeten voortvloeien uit de missie van de organisatie. Ze zijn daarmee richtinggevend voor het bepalen van de inkoopbehoefte en de wijze waarop de organisatie zich wilt profileren in de markt. Denk bijvoorbeeld aan de invulling van duurzaamheid en aandacht aan innovatie, maar ook aan het profileren als een betrouwbare opdrachtgever. Deze doelen zijn de basis voor duidelijke werkafspraken en een taakverdeling.
Sturing
Inkoopteams hebben behoefte aan sturing. De leden komen vaak niet uit één cluster of uit één afdeling en hierdoor geeft men vaak de voorkeur aan werkzaamheden uit het eigen bedrijfsonderdeel die in hun ogen een hogere prioriteit hebben. Dit gaat vaak ten koste van de voortgang van het project. Iedereen uit het inkoopteam moet weten wat zijn rol is in het team en wat de taken zijn die hij moet uitvoeren. Ook moet de voortgang worden bewaakt. Sturing van het team door een projectleider is essentieel om de geformuleerde doelen te behalen.
Gezamenlijke verantwoordelijkheid
Er ontstaat alleen een geolied team wanneer ieder teamlid zich aan het doel én elkaar verbonden voelt. Daardoor voelt men zich “tot elkaar veroordeeld” en ontstaat saamhorigheid. Als teamleden slechts parttime deel uitmaken van het project kan dit het gevoel voor gezamenlijke verantwoordelijkheid onder druk zetten.
Vertrouwen en respect
De onderlinge verschillen tussen teamleden zijn de kracht van een team. Maar ze zijn ook vaak de bron van conflicten.
Elk teamlid brengt verschillende eigenschappen, vaardigheden en deskundigheden mee. Je hebt actieve en passieve teamleden en denkers en doeners. Dat is één van de krachtigste voordelen van het werken in teamverband. Maar daarmee is ook meteen een potentiële bron van conflicten geschapen. Het is van belang om deze verschillen zo optimaal mogelijk te benutten. Het is van belang dat men inzicht heeft in elkaars sterke en mindere kwaliteiten en deze ook respecteert en waardeert. Hierdoor kan er een sfeer van vertrouwen ontstaan, waarin mensen risico’s durven te nemen en elkaar durven aan te spreken.
Draagvlak creëren
Het is een menselijke eigenschap om aan het oude vertrouwde en bekende te willen vasthouden. Aanpassingsvermogen is niet de grootste gave van de meeste mensen. Daarom roepen veranderingen vaak weerstand op. Dit geldt zeker als het gebruikelijke vertrouwde product, denk bijvoorbeeld aan een bepaalde ICT-systeem wordt vervangen.
Als mensen in een vroeg stadium worden betrokken bij een verandering, bijvoorbeeld doordat ze inspraak krijgen, of kunnen deelnemen in een implementatieproject, dan bieden ze al snel veel minder weerstand. Mensen willen zich gehoord voelen. Draagvlak is nodig om de doelen te kunnen realiseren.
Wat als het team niet goed functioneert?
Een team waar men daadkracht toont, een pro-actieve houding heeft en waarin plek is voor open en eerlijke feedback over elkaars professionele gedrag. Wie zou dat niet willen?
Dit is echter helaas niet altijd het geval. De interactie binnen een team wordt in stand gehouden door hoe de teamleden denken over elkaar en de situatie waarin ze verkeren. Dat wordt niet altijd geuit en wordt als vanzelfsprekend ervaren. Dat geldt ook voor cultuuropvattingen en onuitgesproken regels binnen een organisatie. De situatie wordt in stand gehouden vanuit belemmerende opvattingen en vanuit onkunde en onwetendheid. Dat merk je aan gedrag, waar anderen weer op reageren en waardoor miscommunicatie kan ontstaan. Op den duur gaat deze miscommunicatie persoonlijk worden.
Belangrijk is om te analyseren – het eenvoudig waarnemen van een teamvergadering is hiervoor vaak al veelzeggend – waar de oorzaak zit: is er onduidelijkheid of onenigheid over de doelen, klopt de taak- en rolverdeling niet, is de communicatie onzorgvuldig, etc.
Bekijk vervolgens wat het team als geheel nodig heeft om deze oorzaak weg te nemen. Hier moeten heldere afspraken over worden gemaakt waarbij ieder zijn verantwoordelijkheid neemt. Dit kan een belangrijke stap zijn naar een goed functionerend inkoopteam.
Bartels|ABC kan u ondersteunen bij het professionaliseren en succesvol maken van uw inkoopteam.