In mijn praktijk valt me telkens weer op dat het nemen van besluiten in een team een moeizaam en frustrerend proces kan zijn. Als er al – min of meer – gezamenlijk tot besluiten wordt gekomen dan worden ze in de dagelijkse praktijk vaak niet uitgevoerd, omdat men er toch niet achter blijkt te staan. Dit leidt tot frustraties en vaak tot conflicten.
Een gezamenlijk gedragen besluit, hoe doe je dat?
Hoe kun je als team tot een gezamenlijk gedragen besluit komen? Allereerst is natuurlijk van belang te analyseren en zo nodig af te stemmen voor welke beslissingen dit nodig is. Een besluit moet vaak ook simpelweg door de manager worden genomen, al dan niet na consultatie van de groepsleden. Het nemen van een besluit waar de meerderheid achter staat of met consensus vraagt veel vaardigheden van de groep. Hoe doe je dat?
Een goede aanpak voor een gezamenlijk gedragen besluit is BOB: van Beeldvorming, via Oordeelsvorming tot Besluitvorming. Deze aanpak vraagt samenwerken tussen groepsleden om tot een besluit te komen in plaats van de strijd aan te gaan wie wint. Indien veel mensen in een team als primaire conflictstijl “Forceren” hebben (volgens Killman) dan zal dit verlammend werken op het besluitvormingsproces. Mensen met deze voorkeursstijl willen vooral winnen en hun eigen mening doordrukken, ook wanneer dat de relatie met de ander onder druk zet.
Samen de BOB
Ø Stap 1. Beeldvorming: wat speelt er?
Eerst is het van belang te onderzoeken wat het probleem is waarover een besluit moet worden genomen. Heeft iedereen hetzelfde beeld? Welke informatie is er al beschikbaar en wat is er nog nodig. Zorg in deze fase, die de nodige tijd in beslag kan nemen, dat er een volledig zicht komt op de kwestie.
Ø Stap 2. Oordeelsvorming: welke mogelijkheden zijn er?
De volgende stap verlangt van het team een open gesprek met elkaar om te brainstormen welke oplossingen en ideeën er zijn. De vaardigheid die hier nodig is om het probleem te benaderen vanuit de belangen die er spelen en niet vanuit standpunten. De kunst is om het vormen van een mening nog even uit te stellen.
Ø Stap 3. Besluitvorming: welke beslissing nemen we?
Vervolgens bespreekt de groep ieders voorkeur en argumentatie. Vooraf is bepaald hoe de groep zal besluiten: unaniem, bij meerderheid of bijvoorbeeld door te toetsen aan de hand van vooraf geformuleerde criteria.
Niet iedereen hoeft volmaakt tevreden te zijn met de uitkomst. Het besluit moet acceptabel genoeg zijn, zodat iedereen toestemt. Het gaat er vooral om dat ieder zijn bezwaren heeft kunnen laten horen en dat deze serieus zijn meegenomen in de afweging.
Het risico van groepsdenken
Groepsdenken kan een besluitvormingsproces frustreren. Dit is een heel gebruikelijke en veel voorkomende valkuil. Groepsdenken vindt plaats bij mensen die nauw met elkaar samenwerken en daarbij een hechte groep vormen. Er wordt dan vaak zoveel waarde gehecht aan een unanieme mening, dat deze unanimiteit belangrijker wordt geacht dan een kritische rationele instelling. Door de nadruk op het ‘wij’-gevoel voelen de deelnemers van de groep zich minder vrij om openlijk hun mening te geven of kritiek te uiten. Dit belemmert een open besluitvormingsproces, omdat er onvoldoende en selectief informatie wordt verzameld en een incompleet overzicht is van de te behalen doelen en alternatieven. De kans dat het besluit daadwerkelijk zal worden uitgevoerd is dan ook klein.
Hoe kan groepsdenken worden voorkomen?
Met het nemen van een aantal voorzorgsmaatregelen kan groepsdenken worden voorkomen of in ieder geval verminderd:
- Door bij belangrijke beslissingen iemand aan te wijzen van wie wordt verlangd (en dus geaccepteerd) om bewust een kritische houding aan te nemen wordt groepsdenken verminderd.
- Door elkaar te stimuleren kritiek te uiten waardoor het geven van kritiek toch ervaren wordt als een vorm van loyaliteit jegens de groep.
- Door de groepsleiding een onafhankelijke rol te laten vervullen door vooral objectieve informatie en criteria te verstrekken en vooraf geen voorkeur aan te geven.
- Door het vormen van onafhankelijke subgroepen met verschillende rollen (bijvoorbeeld de een bereid voor en maakt de conceptbeslissing en de ander beoordeelt), waardoor er geen absolute eenheid ontstaat in het denken van de totale groep.
Het maken van goed gefundeerde beslissingen binnen groepen waar op basis van belangen in plaats van standpunten beslissingen worden genomen is een intensief en boeiend proces. Het vraagt veel communicatieve vaardigheden van een team. De beloning is een door het team gedragen besluit dat wordt nageleefd. De moeite waard om in te investeren.