In een eerdere teamsessie van de commerciële binnendienst heb ik als teamcoach veel tijd en aandacht besteed aan de samenwerking met een ander team binnen de organisatie, afdeling inkoop. Beide teams werken nauw met elkaar samen en vormen samen een belangrijke rol binnen de organisatie op het gebied van inkoop, leveranciersmanagement en contractbeheer. De commerciële binnendienst voert een aantal administratieve taken voor de inkopers uit. De inkopers weten de medewerkers van de commerciële binnendienst ook graag te vinden voor taken van administratieve aard waar ze weliswaar zelf verantwoordelijk voor zijn, maar vaak niet zo’n zin in hadden. De zogenaamde “tijdrovende vervelende klusjes”.
In een teamsessie welke erop gericht was om te onderzoeken wat de commerciële binnendienst deed aan taken welke de bedoeling zijn op een wijze die past kwam naar boven dat ze deze “vervelende klusjes” niet meer wilden doen. Ze kosten veel tijd en werden vaak op een niet zo’n prettige toon uitbesteed. Als ze deze klusjes niet meer zouden doen dan zou er ruimte blijven voor andere taken waar ze zich wel op wilden richten. Er werd formeel een SMART besluit genomen.
Vandaag was de vervolgsessie. Ik was erg nieuwsgierig naar de opgedane ervaring. Hoe hadden de inkopers gereageerd? En hoe was het om “nee” te zeggen?
De inkopers hadden het besluit in een vergadering aangehoord. Er was geen discussie over. In de praktijk bleek het echter moeilijk voor sommige medewerkers van de commerciële binnendienst om het besluit op te volgen. Na doorvragen bleken hier verschillende redenen voor te zijn: de inkoper accepteerde geen “nee” en reageerde zo boos dat de medewerker toch maar instemde, een andere inkoper vroeg bijna nooit iets en daardoor was de medewerker bereid om even iets voor hem te doen. De ene zwicht voor de erkenning en waardering en de ander buigt voor dwang en macht. De reactie van de ander blijkt bepalend voor het gedrag. “Nee “ zeggen blijkt lastig. Een klein onderzoekje in het team leidt tot de conclusie dat het merendeel het bijzonder lastig vind om “nee” te zeggen. Ben ik dan nog OK in de ogen van de ander?
Is dat waar het hier over gaat? Of gaat het hier over het individuele belang versus het teambelang? En de moed elkaar aan te spreken op naleving van gemaakte afspraken? Vele thema’s komen hier samen.
In de eerste plaats gaat het erom dat duidelijkheid is over wie doet wat. De manager van deze teams heeft hier een belangrijke rol in. Missie, visie, richting en taken moeten helder zijn. Om dat vervolgens ook uit te dragen en vast te houden. Ook als daar weerstand tegen is.
Het fundament voor elke samenwerking is echter vertrouwen. Zonder vertrouwen is teamwork vrijwel onmogelijk. Door vertrouwen te ontwikkelen maakt een team productieve conflicten mogelijk. Teamleden durven dan discussies aan te gaan en elkaar aan te spreken op gedrag en gemaakte afspraken vanuit het vertrouwen dat de intenties van hun collega’s goed zijn.
Ik weet waar de volgende sessie over moet gaan.