Doodlopende vergaderingen, wirwar van communicatie.
Wie kent het niet, dat je iemand een vraag stelt en dat een verhaal volgt waarvan je de draad kwijt raakt en 10 minuten later niet meer kunt volgen waar het nou eigenlijk over gaat? Of dat je in een teamvergadering zit en een half uur na aanvang van een agendapunt de discussie over iets wordt gevoerd waarvan je je afvraagt hoe jullie daar terecht zijn gekomen. Een wirwar van uitspraken en opmerkingen van ieder met veelal goede bedoelingen, maar waar de dialoog volledig op stuk loopt. Wat raak je daarvan verveelt.
Slechte communicatie maakt dat vergaderingen te lang duren en vaak weinig toegevoegde waarde hebben. Zeventig procent van de communicatie in organisaties blijkt te worden gevuld met zaken die de dialoog doen vastlopen. Wanneer de dialoog vastloopt wordt de verbinding tussen mensen verbroken en kunnen conflicten ontstaan.
Wat maakt dat de communicatie vastloopt?
Niet (echt) reageren
Wanneer de ander passief is en niet reageert in woorden of gedrag op wat de ander vraagt of zegt, dan loopt een gesprek dood. Stiltes in een gesprek zijn heel waardevol wanneer deze leiden tot zelfreflectie, maar dat is niet het geval wanneer de stilte volgt uit een niet reageren. Bijvoorbeeld wanneer iemand feedback geeft dat hij er last van heeft dat de ander te laat is voor de afspraak en de ander reageert niet, dan zal de vraagsteller geïrriteerder raken en doorvragen. Als de ander dan stil blijft of een nietszeggend antwoord geeft dan komt er geen gesprek op gang.
Langs elkaar heen praten
Wanneer je je niet verplaatst in het referentiekader van de ander, maar je eigen referentiekader (bijvoorbeeld je denkwijze of gemoedstoestand) opdringt dan verandert de focus van het gesprek op een manier die het gesprek doet doodlopen. Je praat dan langs elkaar heen. Bijvoorbeeld wanneer iemand vertelt last te hebben van werkdruk en de ander gaat hem vertellen hoe hij dat oplost zonder zich te verplaatsen in de ander en zich af te vragen of dat is wat degene nodig heeft.
Ja, maar
Indien op elk voorstel of uitspraak een “ja, maar” volgt dan wordt dat wat daarvoor is gezegd (en daarbij ook vaak de spreker) niet serieus genomen. Een reactie bestaat dan vooral uit weerstand en is een veelvoorkomende oorzaak van het ronddraaien in cirkels. “Ja, en” geeft een hele andere dynamiek.
Te veel details
Ook indien de spreker overdetailleert vindt de dialoog geen doorgang, omdat de ander simpelweg teveel informatie krijgt waardoor de essentie van de boodschap verloren gaat en hij afhaakt.
Hoe draag je zelf bij aan heldere communicatie binnen je team?
Er zijn een paar handige principes om een heldere dialoog te voeren. Die je op elk moment en in elke situatie gebruiken.
Zorg dat je bijdrage inhoudelijk duidelijk is (kwaliteit), zoveel informatie bevat als nodig is (kwantiteit) voor de situatie en iets toevoegt (relevant).
Vertel verder je verhaal kort en bondig. De vier-zinnen regel is hiervoor een handig hulpmiddel dat je kunt introduceren bij vergaderingen. Ieder spreekt dan in vier zinnen of minder. Dat dwingt om goed na te denken wat je wilt zeggen en maakt dat de ander makkelijk zijn aandacht erbij houdt.
Ten slotte geldt dat luisteren een grotere kunst is dan praten. Luisteren is altijd de eerste stap om een dialoog effectief te maken en het voorkomen van een wirwar aan communicatie.